工作邮件有何写作技巧和礼仪

今年大学刚毕业，到目前为止上班两个月，因为工作关系，每周会查收上千封不同用户发来的邮件，截止 9 月底，总共大概 7000 封以上，看多了之后，慢慢的会发现很多有趣的「细节」：或把本该写在正文里的内容，写在了标题里，一长串看着着急；有的则在正文中，添加一些恰当的表情，让人看着感觉暖心。

今天，在这里和各位分享一下看了那么多邮件之后，对于「邮件写作」的所思与所学。

在学校里的时候，部门招新，收到过很多学弟学妹们发的报名邮件，基本是惨不忍睹，大多是「无标题」，「无正文」，「无签名档」，然后还得下载附件查看才知道是谁发的邮件。这类情况太多太多，即使很多已经混迹于职场的同仁，也不免存在这种「致命伤」。一封邮件不能完全说什么，但它在某种程度上代表着，你对收件人的尊重程度，以及你个人的修养，好的邮件会给你加分噢。

「关于主题」

一定要写！

• 提取所写邮件的关键信息，让收到邮件的人知道，这封邮件值不值得看，是否为垃圾邮件！
• 如果不写的话，一般会默认为「无主题」，对于经常看邮件的人来说，这是非常糟糕的体验。
• 如投简历的时候，主题可以是「姓名」「专业」「学历」「求职岗位」或者可以再根据情况加上「电话号码」等信息。

「关于正文」

• 简明扼要！
• 对于收件人的尊称要有，以及在正文末加上类似于「以上，谢谢！」内容，会让收件人觉得你很礼貌。
• 正文的要求是「说人话」，除非一些特殊的情况外，尽量化繁为简，一句话能说清楚的不用两句话。

「关于签名档」

• 不是必须要，但有最好！进入职场的人，基本都是有的！
• 当你是第一次给某人发邮件时，你的签名档算是你的个人名片，收件人可以在签名档里知道你的基本信息，如果有进一步的沟通，可以根据你签名档里留下的联系方式直接与你取得联系。
• 补充一句，应该会有人不知道什么是邮件的签名档，以及该如何去设置，这里不科普了，欢迎百度。

「关于邮箱昵称」

• 这其实是个细节问题！
• 收到过朋友用 QQ 邮箱发邮件的人，可能都有体会，因为这些邮件里的邮箱昵称，如果没有设置过的话，大都源自你的 QQ 昵称，所以你懂的。
• 对于已经进入职场的人，要额外注意这个细节，把邮箱的昵称进行修改一下，以符合你现在的工作场景需要，即使用的不是 QQ 邮箱。
• 别弄个英文名，别人看了半天也不知道是谁，建议用真实名字或者是大都数人知晓的别名。

「关于抄送」

• 发送和抄送别弄混了！
• 所写邮件，应该发送给哪些人，应该抄送哪些人，需要搞清楚喔，不然会很尴尬，尤其是在一些部门、人员层级划分很清楚的公司。
• 关于邮件的抄送是有点学问的，这里不细说，在初入职场时，如果有不明确的，及时问上级，沟通确认之后，再进行下一步操作。

「关于附件命名」

• 其重要性和邮件主题一样！
• 永远不要出现「新建文本文档」「新建 Word 」「新建表格」「新建 PDF」等等。
• 如果收件人每天要查收好几十封带有附件的邮件，当他们下载之后，在一个文件夹里都出现各种「新建」时，估计他要疯的。附件的命名，也是需要根据关键词，简明扼要的写，如果是公司的一些文档，最好是加上「自己的名字」「最后修改日期」「文档名」等。

「关于附件」

• 能够贴在正文里面的附件，请都贴出来！
• 让收件人进行繁琐的操作，才能查看到的邮件，都是需要反思的。当你的附件里有一个 PDF 或者 Excel 文件时，如果收件人的手机里没有相关的软件进行查看，他还得需要先下载相关软件，才能看到你附件里的内容，这其实是减分项。
• 表格里的内容，其实可以用系统自带的截图工具，导出图片，贴到正文里面；如果是 PDF 的文档，也可以通过导出图片等形式，贴到正文。
• 收件人可以一目了然，根据需要再考虑，是否下载附件里的源文件查看。这里想强调的是，这一点不是必须的，因为你会发现很多人的邮件里，其实并没有做到这一点，如果你做到了，Nice！

「其它若干细节」

• 写好邮件一定要，检查！检查！检查！重要的事情说三遍。
• 检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确。
• 检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不当之处。
• 收到邮件及时的回复，这是对于发件人的尊重，也是一种基本的职场礼仪。
• 分清楚「回复」与「回复全部」的差异，什么时候什么内容该「回复全部」，需要额外小心。
• 入乡随俗，不同的公司，可能对于公司内部的邮件写作有不一样的要求，包括使用哪种字体、默认字号等，所以到了新的地方之后，先了解一下这个细节，并且在之后的邮件写作中注意。
• 如果是经常会和邮件打交道的人，或者是有多个邮箱的人，推荐下载一个 PC 端和手机端的邮箱客户端，可以节省很多时间以及提高效率，这点用过的人都知道。比如，我自己有 QQ 邮箱、个人企业邮箱、工作邮箱、Gmail 邮箱等，用一个邮件客户端，第一次绑定之后，每天打开客户端，即可查收到所有绑定邮箱的邮件。
• 抽空去查看一下你常用邮箱的「设置」选项吧，把里面的每一栏都去看看，同时也顺便把你邮箱的昵称、签名档、默认字体、字号等进行设置一次。
• 一般来说，邮件的签名档可以设置多个，所以可以根据自己不同的场景需要，先配置常用的几个签名档，在发送邮件时，根据情况选择。
• 试试给你的邮箱设置分类、标签或者是收件规则，可以减少花在每天查找邮件上的时间。

一次性码完，应该会存在错别字、语句不通之处，请勿在意。也还存在颇多需要补充的点，欢迎大家指出。

其实邮件里提到的某些点，我目前都还没有完全做到，不过我也会尽量的规避一些常见的错误，努力的把每一封从自己邮箱里发出去的邮件，在细节上都做到最好。和各位共勉。

1. 祝辞。类似 sincerely yours, best regards 这种。

对教授，我一般写「敬祝研安」。

对学生，我一般写「顺祝学安」。

对做生意的人，我一般写「顺颂商祺」。

如果临近节日，就祝节日快乐一下，比如「顺贺春禧」。

2. “I am looking forward to your reply."

这句话我一般写「伫候明教」，或者「盼中赐教」，或者「尚希裁答」。

3. "I would be very much appreciated for your help."

这句话我会写成「恳请不吝赐教」。

4. 开门亮明身份。

给教授写信，我一般在开头写：我是本学期 /x 学期您教授的本科 / 硕士「xxx」课程的学生某某（学号）。

5. “Please feel free to contact me."

这句话我一般写成 「请不吝来函告知」。

6. 从对方角度命名附件。

比如「简历」，我会命名为「个人简历_陆落_xx 项目申请人_04/19/2016」。

一般会提供 word 和 PDF 两种文件格式。PPT 文件会提供 PPT 和 PDF 两种格式。

会在信件中标注 word 和 ppt 是哪一个版本。

7. 多次回复格式不可省。

一般领导、教授都会像回复短信一样简短回复，不要有样学样（除非你比对方居高位）。可以省略祝辞，但 xxx 敬上什么的不要省。

8. 邮箱的选择。

学生的话，我认为带 edu 的最好，其次为 gmail 和 outlook。

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大致想到以上几点。我平时很少写中文邮件，如果写的话，会斟酌一下子字句，避免出现英文翻译腔。